Als uzelf uw recruitment doet, heeft u zelf ook een eigen recruitmentsysteem. Wel zo overzichtelijk. Maar wat als u graag wil dat een externe partij uw recruitmentactiviteiten overneemt? Hoe houdt u dan de resultaten van de inspanningen bij? Of moet u dan maar wachten op de rapportages die u eens in de zoveel tijd van je RPO-leverancier ontvangt?

Een goed ATS kan ook goed voor een RPO

Een goed ATS is vaak prima geschikt om de recruitmentactiviteiten te laten uitvoeren door een externe partij. Bij een professioneel applicant tracking system gaat het er primair om de resultaten van álle recruitmentinspanningen bij te kunnen houden, zowel kwantitatief als kwalitatief. Als gebruiker wilt u weten hoeveel kandidaten er hebben gereageerd of op welk moment een contact is geweest. U wilt ook bijhouden hoe recruiters onderling performen en hoe de tijd en het geld dat u besteedt om de juiste kandidaten te vinden zich verhouden tot het resultaat. En of de juiste opdrachtgevers en vacatures matchen met het in de database beschikbare talent.

Samenwerking vraagt om extra’s

Maar of u die recruiters zelf in dienst hebt, of dat u als opdrachtgever met een RPO-partij samenwerkt maakt daarbij niet uit. Al is voor integrale samenwerking tussen opdrachtgever en RPO-leverancier vaak wel iets meer nodig. U moet extra middelen inzetten om beide organisaties dichter bij elkaar te brengen en dezelfde benchmarking en rapportages te kunnen genereren als vanuit de eigen werving- en selectiepraktijk. De opdrachtgever wil namelijk graag toetsen hoe de RPO-aanbieder het doet, in verhouding tot de resultaten van een zogeheten inhouse model. Uiteraard zijn bij een goed ingericht RPO-proces de resultaten beter. Een RPO-aanbieder heeft immers jarenlange ervaring in het recruitmentvak. Maar toon het toch maar eens aan, die meerwaarde. Vaak bepaalt gevoel of een RPO een succes is, omdat er geen harde informatie beschikbaar is.

Procesverbetering mogelijk maken

Dat gebrek aan die harde informatie kan worden verholpen met heldere analyses en rapportages op basis van kengetallen. Met zulke analyses kunt u eerder eventuele verstoringen in het proces constateren. Zulke verstoringen liggen ook heel vaak bij de interne organisatie van de opdrachtgever. Maar hier kunt u als RPO-partij alleen iets aan doen als u solide onderbouwingen hebt. Dan kunt u ervoor zorgen dat in een vroeg stadium procesverbeteringen kunnen worden aangebracht. Dit verhoogt belangrijke KPI’s als de time-to-hire en de quality-to-hire. En last but not least: het verlaagt de kosten voor de opdrachtgever. Een specifiek RPO-platform zoals Carerix, (door)ontwikkeld voor RPO-aanbieders zodat deze met de opdrachtgever(s) vanuit één systeem kunnen werken, maakt dit mogelijk. Het voorkomt fouten, en bovendien optimaliseert het de onderlinge communicatie en geeft het een helder inzicht. Dit alles draagt dan weer bij aan beter recruitment in Nederland.

Eigen voorkeursprocessen

In het ideale geval heeft de RPO-dienstverlener zelfs een ‘eigen’ voorkeursplatform en voorkeursprocessen en introduceert hij dat bij nieuwe opdrachtgevers. Hierdoor zorgt de RPO-aanbieder ook bij al zijn klanten voor een uniform ingericht systeem, wat de efficiency (en de vergelijkbaarheid) verder vergroot. Hetzelfde fenomeen is ook in de inhuurwereld te zien. Daar introduceert de Managed Service Provider vaak ook een voorkeurs-Vendor Management Systeem bij de eigen klanten. Overigens is dat natuurlijk geen verplichting. Uiteindelijk beslist de opdrachtgever met welke technologie wordt gewerkt. Daar komt bij dat de ene opdrachtgever natuurlijk ook andere wensen en eisen heeft dan de andere. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van videopitches van kandidaten, het digitaal valideren van documenten zoals CV’s, paspoorten, en vergunningen of aan de inzet van assesmentinstrumenten.

Trend: partner-ecosystemen

Om optimaal op al deze behoeftes te kunnen inspelen, is een trend zichtbaar van zogenoemde ‘partner-ecosystemen’. Hierbij krijgen gespecialiseerde aanbieders van recruitmentondersteuning een plek op het RPO-platform. De opdrachtgever kiest dan zelf welke functionaliteit hij of zij wil gebruiken. De integratie met het ATS is dan op voorhand technisch al geregeld, de klant is koning. Sommige van de in de markt aanwezige platformen en systemen zijn tegenwoordig zo (door)ontwikkeld, dat de gekozen technologie niet meer het succes van een RPO-uitbesteding bepaalt. De gebruikers, de mensen, die bepalen het verschil. In die zin blijft recruitment voorlopig gewoon mensenwerk…

Alle aanbieders onderzocht

Samen met het Belgische The Flex Academy voert het Nederlandse Flex-Beheer momenteel een vergelijkend onderzoek uit naar alle bekende RPO-aanbieders in de lage landen. Het onderzoeksrapport is gratis te downloaden.